Privacy policy - Vastgoed Concept

Deze privacyverklaring van VastgoedConcept V.O.F. (hierna: de makelaar), gevestigd en kantoorhoudende te (3905 JH) Veenendaal, Stationstraat 51-J, geeft aan hoe de makelaar omgaat met persoonsgegevens van klanten, potentiële klanten en personen die de website van de makelaar bezoeken of contact met de makelaar hebben.

Voor vragen over de inhoud van deze privacyverklaring, over de manier waarop de makelaar omgaat met persoonsgegevens, als u gebruik wilt maken van de rechten (op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG) zoals deze nader zullen worden genoemd in deze privacyverklaring, of als u een klacht wilt indienen over het gebruik van uw persoonsgegevens, dan kunt u contact opnemen met de makelaar via telefoonnummer 0318-504345 of via de e-mail: info@vastgoedconcept.nl. Wanneer u niet tevreden bent over de afhandeling van de klacht of uw klacht niet bij de makelaar wilt indienen, dan kunt u de klacht indienen bij het Tuchtcollege Makelaardij Nederland via email: info@tcmnl.nl.

De makelaar is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens en zal daarbij de grootst mogelijke zorgvuldigheid betrachten, in naleving van de regels die voortvloeien uit de AVG en andere wet- en regelgeving.

Persoonsgegevens die worden verwerkt door de makelaar

Verkoop/verhuur
Indien u de makelaar inschakelt voor de verkoop of verhuur van een registergoed, wordt u verzocht de volgende gegevens te verstrekken:

-       Uw naam, adres en contactgegevens;

-       De omschrijving van het registergoed en alle relevante kenmerken ten behoeve van de verkoop of verhuur, zoals de oppervlakte, de kadastrale gegevens, de WOZ-aanslag, het eigendomsbewijs van het registergoed, ingevulde door de makelaar aangeleverde documenten zoals een vragenlijst en lijst van roerende zaken;

-       De sleutel van het registergoed;

-       Een kopie van uw legitimatiebewijs, waarin het BSN-nummer door de makelaar onleesbaar zal worden gemaakt.

De makelaar verwerkt deze persoonsgegevens, en andere gegevens die u vrijwillig aan ons verstrekt, ten gunste van de verkoop of verhuur van het registergoed.

De grondslag voor deze verwerking is de uitvoering van de overeenkomst die u met de makelaar bent aangegaan.

Ter bevordering van de verkoop en/of verhuur van het registergoed zullen de gegevens van het registergoed en de bijbehorende foto’s door de makelaar worden gebruikt (zowel direct- als indirect) op verkoop- en/of verhuursites, zoals:

-       Funda (direct);

-       VastgoedConcept (direct);

-       Huispedia (indirect)

-       Jaap.nl (indirect);

-       Oozo (indirect)

-       Huislijn (indirect)

-       Koopwoning (indirect)

-       Koopwoningen (indirect)

-       Pararius (indirect).

Eveneens zullen de gegevens van het registergoed en de bijbehorende foto’s door de makelaar worden gebruikt op de facebook-pagina van de makelaar, LinkedIn, Twitter en Instagram. Voor betaalde Facebook promotie zal door de makelaar alleen gebruik worden gemaakt na uw goedkeuring.

Wanneer u niet wilt dat het registergoed via Social Media wordt gepromoot, dient u dit specifiek aan de makelaar door te geven. 

Op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) is de makelaar verplicht om klanten te identificeren aan de hand van het originele identiteitsbewijs en de gegevens daarvan vast te leggen door middel van een kopie. Voor het verwerken van het BSN-nummer is voor een makelaar geen grondslag. De makelaar zal dan ook het BSN-nummer onleesbaar maken.

Aankoop/begeleiding bij huur
Indien u de makelaar inschakelt voor de aankoop van een registergoed of begeleiding bij huur, wordt u verzocht de volgende gegevens te verstrekken:

-       Uw naam, adres en contactgegevens;

-       Uw zoekprofiel met uw woonwensen, waaronder de maximale koopprijs of maximale huurprijs;

-       Een kopie van uw legitimatiebewijs, waarin het BSN-nummer door de makelaar onleesbaar zal worden gemaakt;

-       Bij huur: eventueel aanvullende gegevens op basis waarvan de verhuurder wel of niet gunt, zoals loonstroken, bankafschriften, werkgeversverklaring(en) of een uittreksel Gemeentelijke Basis Administratie;

-       Nadat u een registergoed heeft gekocht of gehuurd, de transactiegegevens.

De makelaar verwerkt deze persoonsgegevens, en andere gegevens die u vrijwillig aan ons verstrekt, ten gunste van de aankoop of huur van het registergoed.

De grondslag voor deze verwerking is de uitvoering van de overeenkomst die u met de makelaar bent aangegaan.

Op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) is de makelaar verplicht om klanten te identificeren aan de hand van het originele identiteitsbewijs en de gegevens daarvan vast te leggen door middel van een kopie. Voor het verwerken van het BSN-nummer is voor een makelaar geen grondslag. De makelaar zal dan ook het BSN-nummer onleesbaar maken.

Verkoop/verhuur bedrijfsmatig onroerend goed
Indien u de makelaar inschakelt voor de verkoop of verhuur van bedrijfsmatig onroerend goed, wordt u verzocht de volgende gegevens te verstrekken:

-       De naam, het adres en de contactgegevens van uw bedrijf en de gegevens van de bevoegde perso(o)n(en);

-       (Een) uittreksel(s) van de Kamer van Koophandel, tot aan de bevoegde (natuurlijke) perso(o)n(en);

-       De omschrijving van het bedrijfsmatig onroerend goed en alle relevante kenmerken ten behoeve van de verkoop of verhuur, zoals de oppervlakte, de kadastrale gegevens, de WOZ-aanslag, het eigendomsbewijs van het bedrijfsmatig onroerend goed, (eventuele) lijst van roerende zaken, (eventuele) lopende huurovereenkomst(en);

-       De sleutel van het bedrijfsmatig onroerend goed;

-       Een kopie van het legitimatiebewijs van de bevoegde perso(o)n(en), waarin het BSN-nummer door de makelaar onleesbaar zal worden gemaakt.

De makelaar verwerkt deze persoonsgegevens, en andere gegevens die u vrijwillig aan ons verstrekt, ten gunste van de verkoop of verhuur van het bedrijfsmatig onroerend goed.

De grondslag voor deze verwerking is de uitvoering van de overeenkomst die u met de makelaar bent aangegaan.

Ter bevordering van de verkoop en/of verhuur van het bedrijfsmatig onroerend goed zullen de gegevens van het bedrijfsmatig onroerend goed en de bijbehorende foto’s door de makelaar worden gebruikt (zowel direct- als indirect) op verkoop- en/of verhuursites, zoals:

-       Fundainbusiness (direct);

-       VastgoedConcept (direct);

-       Bedrijfsvastgoed (indirect);

-       Huislijn (indirect).

Eveneens zullen de gegevens van het bedrijfsmatig onroerend goed en de bijbehorende foto’s door de makelaar worden gebruikt op de facebook-pagina van de makelaar, LinkedIn, Twitter en Instagram. Voor betaalde Facebook promotie zal door de makelaar alleen gebruik worden gemaakt na uw goedkeuring.

Wanneer u niet wilt dat het bedrijfsmatig onroerend goed via Social Media wordt gepromoot, dient u dit specifiek aan de makelaar door te geven. 

Op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) is de makelaar verplicht om klanten te identificeren aan de hand van het originele identiteitsbewijs en de gegevens daarvan vast te leggen door middel van een kopie. Voor het verwerken van het BSN-nummer is voor een makelaar geen grondslag. De makelaar zal dan ook het BSN-nummer onleesbaar maken.

Potentiele klanten
De makelaar verwerkt ook persoonsgegevens van potentiele klanten. Een potentiele klant kan op de internetsite een zoekersprofiel aanmaken. Hiervoor maakt een potentiele klant een gebruikersnaam en wachtwoord aan. Bij het invullen van een zoekersprofiel worden de volgende gegevens vastgelegd:

-       Uw naam, adres en contactgegevens;

-       Het zoekprofiel met uw woonwensen, waaronder de maximale koopprijs of huurprijs.

De potentiele klant kan door het inloggen op de site de account opheffen.

Van potentiele klanten die de makelaar op andere wijze benaderen, bijvoorbeeld per e-mail, telefonisch of door het afgeven van een visitekaartje, verwerkt de makelaar de gegevens die de potentiele klant achterlaat. In dit geval gaat het om de contactgegevens en de opdracht die de potentiele klant de makelaar geeft.

De contactgegevens die een potentiele klant aan de makelaar verstrekt, worden door de makelaar gebruikt om contact op te nemen of om actie te ondernemen naar aanleiding van de gegeven opdracht. De persoonsgegevens worden door de makelaar verwerkt aangezien dit noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigd belang van de makelaar, namelijk van de uitoefening van de gebruikelijke werkzaamheden en het verkrijgen van nieuwe opdrachten.

Analyse Websitebezoekers
Tenslotte verwerkt de makelaar analytische gegevens over (de computer van) bezoekers van de website, via cookies die worden geplaatst als u de website bezoekt. Via deze cookies wordt (een deel van) het IPadres van de bezoeker opgeslagen.

Hoe lang worden uw gegevens door de makelaar bewaard?

Administratie
De makelaar bewaart de administratie, waaronder facturen en andere administratieve stukken waarop uw persoonsgegevens vermeld zijn, gedurende een periode van zeven jaar na afloop van het boekjaar. Door de administratie deze periode te bewaren, voldoet de makelaar hiermee aan de fiscale bewaarplicht.

Legitimatie
Om te kunnen voldoen aan de bewaarplicht van de Wwft, bewaart de makelaar de kopie van het legitimatiebewijs 5 jaar.

Contactgegevens en overige persoonsgegevens m.b.t. aan- en verkoop
De contactgegevens, overige persoonsgegevens en gegevens welke in relatie staan tot het te verkopen, of aan te kopen registergoed, bewaart de makelaar 20 jaar.

Contactgegevens en overige persoonsgegevens m.b.t. aan- en verhuur
De contactgegevens, overige persoonsgegevens en gegevens welke in relatie staan tot het te verhuren, of te huren registergoed, bewaart de makelaar 20 jaar.

De contactgegevens en alle gegevens welke door de makelaar worden aangevraagd, ter uitvoering van een huurcheck welke niet resulteren in een huurovereenkomst, worden direct vernietigd.

Contactgegevens en overige persoonsgegevens m.b.t. verkoop/verhuur bedrijfsmatig onroerend goed
De contactgegevens, overige persoonsgegevens en gegevens welke in relatie staan tot het te verkopen of te verhuren bedrijfsmatig onroerend goed, bewaart de makelaar 20 jaar.

Taxatiedossiers
Alle gegevens met betrekking tot de uit te voeren taxatie, bewaart de makelaar 20 jaar.

Met wie worden uw gegevens gedeeld?

De gegevens die u aan de makelaar verstrekt, kunnen worden verstrekt aan een derde, mits dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht.

Deze partijen kunnen zijn:

-       De makelaarssoftware (o.a. voor de aanmelding van het registergoed/het bedrijfsmatig onroerend goed op de diverse aanbiedingssites zoals eerder omschreven);

-       Het administratiepakket Exact Online;

-       Het mediabedrijf voor het maken van foto’s en plattegronden.

Met deze partijen (verwerkers) zijn afspraken gemaakt ter beveiliging van uw persoonsgegevens.

Wanneer u tot ver- of aankoop van een registergoed/een bedrijfsmatig onroerend goed overgaat, zullen uw gegevens eveneens worden verstrekt aan de notaris, ter uitvoering van de opdracht (de koopovereenkomst).

De makelaar verstrekt verder alleen uw gegevens aan derden wanneer u hen daarom vraagt en aan derden die de makelaar op grond van geldende wet- en regelgeving verplicht de gegevens te verstrekken, zoals bijvoorbeeld de politie in het kader van een opsporingsonderzoek.

Hoe worden uw gegevens beveiligd?

De makelaar heeft passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen getroffen ter bescherming van uw persoonsgegevens bij verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang door derden. Bovendien is de ICT provider eveneens verplicht dergelijke passende technische en organisatorische veiligheidsmaatregelen te treffen.

Wat zijn uw rechten?

U heeft de volgende rechten:

-       Het recht op inzage in uw persoonsgegevens en het ontvangen van een kopie daarvan;

-       Het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens indien deze volgens u niet juist of onvolledig zijn;

-       Het recht op het maken van bezwaar tegen de verwerking en/of – in bepaalde gevallen- het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens;

-       Het recht om – in bepaalde gevallen – uw persoonsgegevens te laten wissen (het zogeheten recht op vergetelheid);

-       Het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machinaal leesbare vorm te verkrijgen en die gegevens aan een ander over te dragen.

Voor meer informatie over bovengenoemde rechten en wanneer u deze kunt uitoefenen, kunt u vinden in de artikelen 15 tot en met 20 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

U kunt uw rechten uitoefenen door contact met de makelaar op te nemen via e-mail of telefoon.

Wijzigingen

Wanneer er wijzigen plaatsvinden in de verwerking van uw persoonsgegevens of in de van toepassing zijnde regelgeving, zal deze privacyverklaring worden aangepast. Bij ingrijpende wijzigingen zal hierover op de website van de makelaar melding worden gemaakt en wordt u per
e-mail op de hoogte gebracht.

Versie mei 2018.